DESCRIPCION DE PUESTOS
¿QUE ES LA DESCRIPCION DE PUESTOS?
¿COMO HACER LA DESCRIPCION DE PUESTOS?
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¿QUE ES LA DESCRIPCION DE PUESTO?
La descripción de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan
los objetivos y las funciones del puesto, así como el entorno social y las dimensiones
que influyen o afectan a dicho puesto. La descripción del puesto es un documento que
consiste en definir los objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos
de la organización. En este documento se detalla lo que idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no
necesariamente lo que hace, así como la frecuencia en que lo hace, cómo lo hace y para que lo hace.
Hay autores que sustentan que un puesto es la unidad básica de las organizaciones. Es decir, un área
o departamento consiste en un conjunto de puestos, y la suma de todas las áreas o departamentos conforman a
la organización. Con base en este concepto, en teoría, y si las descripciones de puestos
están hechas de manera correcta, la suma de las descripciones de cada puesto de la empresa nos
llevaría a tener la descripción de los objetivos de la organización.
Este concepto es fundamental, porque nos permite sugerir un camino inverso para la definición y la
descripción de puestos. Esto es, si partimos de la misión, visión y objetivos de la
organización, podríamos definir la descripción de puesto del director general, y a partir de aquí
desarrollar la descripción de puesto de cada unos de sus reportes directos, y así sucesivamamente
hasta el último empleado.
Por otro lado, muchos empresarios nos han comentado que ellos no requieren tener descripciones de puestos, dado que
todos sus colaboradores saben lo que deben hacer. Desde un punto de vista superficial, podemos decir que la mayoría
de los trabajadores siempre saben lo que deben hacer, conocen la rutina de su trabajo... pero lo importante no es eso,
sino debemos preguntarnos: ¿Lo que hacen mis empleados contribuye o aporta valor a la organización? Si no
se hicieran algunas de esas tareas ¿la empresa obtendría los mismos resultados? ¿mejores? ¿peores? De aquí
la importancia de realizar un análisis de puestos para obtener las descripciones y los perfiles de puestos que
realmente necesita la empresa y luego buscar a las personas ideales para cubrir dichos puestos. Suena fácil, pero
es mucho trabajo.
Finalmente, es importante mencionar que la descripción de puestos es muy confundida con el perfil de puestos
o con el análisis de puestos, inclusive para algunos "expertos". Pero por puro sentido común, la descripción
enuncia lo que se espera que el ocupante de un puesto realize en términos de actividades y resultados.
Y por el contrario, el perfil de puesto establece o "perfila" las características de personalidad, las
competencias laborales, la experiencia, la formación, e inclusive las condiciones de trabajo que el
ocupante del puesto deberá idealmente de tener. El análisis de puestos es un estudio que se
realiza para identificar los objetivos y las funciones que realmente se llevan a cabo por los ocupantes de
un puesto específico, así como las competencias laborales que tienen estos ocupantes, y su resultado
es una descripción y un perfil de puestos.
ELEMENTOS DE LA DESCRIPCION DE PUESTO
Datos generales del puesto
Un puesto debe estar correctamente contextualizado y ubicado dentro del organigrama organizacional. Esto es,
debe tener: a) nombre del puesto; b) área a la que pertenece; c) localidad en donde se ubica el puesto;
d) el número de plazas existentes; e) edad y sexo requeridos; f) lineas de reporte directo y funcional;
h) posibles substitutos; e i) la misión o razón de ser del puesto.
Objetivo del puesto
Un objetivo del puesto es un resultado específico que se espera que debe alcanzar
el ocupante del puesto. Sin embargo, estos objetivos normalmente
se expresan de una manera general, y es muy deseable que estén íntimamente ligados a los
objetivos del jefe inmediato. Si no lo están, sugerimos que te cuestiones si
realmente ese objetivo aporta algo a la consecución de los objetivos organizacionales y a la
misión y visión de la empresa. Si no aporta, debería eliminarse del puesto.
¿Cuántos objetivos debe tener un puesto?
Los que sean necesarios. Sin embargo, si un puesto tiene muchos objetivos, es decir,
más de 7 u 8, seguramente estará mal definido y deberá hacerse una
revisión exahustiva del puesto a través del análisis de puestos.
Funciones del puesto
Posteriormente, los objetivos los partimos en tareas y responsabilidades, lo que nosotros
llamamos funciones. Cada función debe reflejar una sóla tarea o responsabilidad específica.
Aunque es evidente que la trascendencia de dichas funciones es diferente, y por lo tanto,
unas pesan más que otras en cuanto a la importancia en el desempeño del puesto, esto no se
incluye dentro de la descripción del puesto. Sin embargo, nosotros aconsejamos listar los
objetivos y las funciones en orden de importancia para el puesto.
¿Cómo hacer esto? Existen muchos criterios, pero nuestra experiencia nos indica que si nos
hacemos la pregunta de ¿cuál sería el impacto a la organización por no realizar
dicha función? La respuesta a esta pregunta nos da un indicador muy significativo sobre su prioridad para
el puesto.
¿Cuántas funciones debe tener un objetivo?
Obviamente la respuesta a esta pregunta depende del mismo objetivo, pero nuevamente nuestra experiencia
nos indica que la mayoría de los objetivos deben tener entre 3 y 6 funciones. Esto no significa que no
pueda haber más o menos, simplemente es un parámetro a seguir.
El Entorno Social en la Descripción de Puestos
En cuanto al entorno social, su importancia radica en que nos ubica al puesto dentro de un
contexto social, y por lo tanto, nos permite inferir ciertas habilidades o competencias laborales
que el ocupante del puesto debe tener. Pero esto lo especificamos dentro del perfil del puesto.
Dentro del entorno social, nosotros sugerimos los siguientes actores: a) supervisor inmediato;
b) clientes externos; c) proveedores; d) clientes internos; e) compañeros de trabajo; f) comités
interdisciplinarios; g) jefes indirectos; y h) subordinados. Esta separación no implica que no
pueda haber otros actores, como por ejemplo, sindicatos, pero no es muy común.
En la definición del entorno social, se debe indicar que tipo de relaciones o contacto debe
tener el ocupante del puesto con cada uno de los actores. Por ejemplo, un gerente de ventas en su
relación con clientes externos, deberá decir algo asi como “Establecer, mejorar o continuar las
relaciones comerciales con clientes estratégicos mediante la creación de canales de
comunicación estrechos con altos directivos de los clientes”. Esto obviamente deberá ser parte
de un objetivo, pero en este contexto nos permite inferir que deberá tener habilidades de relaciones
públicas y de comunicación bastante desarrolladas. Aunque esto se define en el
perfil del puesto.
Las Dimensiones en la Descripción de Puestos
Finalmente, las dimensiones nos ayudan a redondear el contexto y el tamaño de la responsabilidad
del ocupante del puesto. Es decir, no es lo mismo ser el gerente de ventas de una empresa que vende
$10,000,000 de pesos anuales al gerente de ventas de una empresa que vende $1,000,000,000 de
pesos anuales.
¿Qué dimensiones son las que debo manejar?
Esto es muy variable, pero nosotros sugerimos como las principales las siguientes: a) ventas anuales;
b) presupuesto manejado; c) número de subordinados; y d) recursos materiales asignados.
Con el objetivo de facilitar el desarrollo de las descripciones y los perfiles de puesto, hemos
diseñado un sistema para ayudar a las empresas a realizar esta tarea. Este sistema, llamado
SIE-Paris5©,
es de distribución completamente gratuita y puede ser descargado desde aquí. Las descripciones y los
perfiles de puesto que hayas definido en el sistema los podrás exportar fácilmente a
excel©
para manipularlos fácilmente. Adicionalmente, este sistema te ayudará a evaluar candidatos de manera
directa a los puestos que hayas definido dentro del sistema.
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